Wat moet er op een factuur? De eisen van de Belastingdienst

Volgens de Belastingdienst staan op een gewone factuur:

1. Jouw volledige naam en die van je klant. De juridische naam; een handelsnaam mag ook, als die bij de KVK is ingeschreven.
2. Jouw volledige adres en dat van je klant. Het adres waar het bedrijf echt gevestigd is; alleen een postbusnummer is niet genoeg.
3. Jouw btw-identificatienummer, met NL ervoor.
4. Je KvK-nummer, als je bij de KVK bent ingeschreven.
5. De factuurdatum: de datum waarop je de factuur uitreikt.
6. Een factuurnummer. De nummers lopen op en elk nummer gebruik je maar één keer; meerdere reeksen mogen.
7. Wat je hebt geleverd, met de hoeveelheid: een duidelijke omschrijving van de goederen of diensten.
8. De leverdatum: wanneer je hebt geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.
9. Het bedrag exclusief btw, apart per btw-tarief, met de prijs per eenheid waar dat van toepassing is.
10. Het btw-tarief dat je toepast.
11. Het btw-bedrag.

Voor een factuur van hoogstens € 100 inclusief btw en voor internationale transacties gelden aangepaste regels.

Heb je een eenmanszaak, dan heb je twee nummers. Het btw-identificatienummer (NL, negen cijfers, de letter B en twee cijfers) zet je op je facturen en je website. Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst. Zet dat laatste niet op een factuur.

Verleg je de btw naar je klant, bijvoorbeeld bij een dienst aan een bedrijf in een ander EU-land, dan reken je zelf geen btw. Op de factuur zet je dan "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je klant. Controleer vooraf of dat nummer geldig is.

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan mag je geen btw aan je klanten berekenen. Je klant kan op jouw factuur daarom geen btw aftrekken. Welke gegevens er precies op een factuur onder de KOR moeten staan, lees je bij de Belastingdienst.

De basisgegevens van je administratie, waaronder je facturen, bewaar je 7 jaar; voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar. Bewaar ze zo dat je ze bij een controle kunt laten zien: bewaar je digitaal, dan ook de software of het formaat waarmee je ze kunt openen.

De gegevens hierboven blijven naar verwachting dezelfde. Wat kan veranderen, is de vorm: het kabinet wil dat je vanaf 1 juli 2030 een ander bedrijf een e-factuur stuurt in plaats van een PDF. Lees E-facturatie verplicht vanaf 1 juli 2030: de plannen en wat er verandert en Wat is een e-factuur? Het verschil met een PDF.

efaktuur controleert vóór het versturen of de verplichte gegevens er zijn, en nummert je facturen zelf, oplopend en zonder gaten. Een verstuurde factuur verandert niet meer; een fout herstel je met een creditnota.