Privacyverklaring

efaktuur is een product van Vectel BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42056192, gevestigd op Gildetrom 23a, 3905 TB Veenendaal. Voor vragen over deze verklaring: info@vectel.nl.

Dit onderscheid bepaalt de rest van deze verklaring, dus het staat vooraan.

Jouw accountgegevens verwerken wij als verwerkingsverantwoordelijke. Dat zijn je e-mailadres, je bedrijfsnaam en wat je verder in je instellingen zet.

De gegevens op je facturen verwerken wij als verwerker, namens jou. Daar zitten gegevens van je klanten in: namen, adressen, soms een btw-nummer van een eenmanszaak, en dat laatste is een persoonsgegeven. Jij bepaalt wat daarmee gebeurt; wij voeren uit. Zodra je met een betaald abonnement begint, sluiten we daarvoor een verwerkersovereenkomst.

Stuur je een offerte met een link, en accepteert of weigert je klant hem online, dan leggen we de opgegeven naam, het tijdstip en de eventuele reden vast, voor jou als ondernemer die de offerte stuurde. Geen IP-adres en geen browsergegevens: wat nodig is om te laten zien dat er over déze offerte een besluit kwam, en niet meer.

Zet je je op de wachtlijst, dan bewaren we je naam, e-mailadres en, als je ze invult, je bedrijfsnaam en opmerking. We gebruiken ze alleen om je te laten weten wanneer je kunt beginnen; je aanmelding gaat daarvoor ook als e-mail naar Vectel (info@vectel.nl). We verwijderen haar, en ook de kopie die we per e-mail ontvangen, uiterlijk 12 maanden na je aanmelding (we ruimen dagelijks op), of eerder als je ons dat vraagt.

Voor de uitvoering van de overeenkomst: zonder je gegevens kunnen we geen factuur maken en versturen. En voor het nakomen van een wettelijke verplichting: een factuur is een fiscaal bewaarstuk.

We verkopen je gegevens niet, we gebruiken ze niet om je te volgen over andere websites, en we sturen je geen reclame waar je niet om hebt gevraagd.

De gegevens van de wachtlijst verwerken we op jouw verzoek, om je te laten weten wanneer je kunt beginnen.

Bij een aanvraag van een inloglink bewaren we hooguit twee etmalen een versleutelde afgeleide van je IP-adres (geen leesbaar adres), om misbruik van het inloggen tegen te gaan.

Facturen en de bijbehorende bestanden bewaren we zeven jaar. Dat is de fiscale bewaarplicht en die geldt ook voor ons.

Hier zit een spanning die we liever benoemen dan verstoppen: het recht om vergeten te worden wijkt voor die bewaarplicht. Vraag je om verwijdering van gegevens die op een verstuurde factuur staan, dan kunnen we daar niet aan voldoen zolang de termijn loopt. Accountgegevens die niet op een factuur staan, verwijderen we wel.

Een aanmelding voor de wachtlijst verwijderen we, met de kopie per e-mail, uiterlijk 12 maanden na je aanmelding.

Alles binnen de Europese Unie. Dat is geen bijzaak maar een ontwerpkeuze: onze applicatie draait in Frankfurt en onze database in Duitsland.

We schakelen andere partijen in om de dienst te leveren. Zij zijn subverwerkers en mogen je gegevens alleen gebruiken voor wat wij hen opdragen:

• Vercel, voor het draaien van de applicatie
• Hetzner Online GmbH, voor de server in Duitsland waarop onze database en de opslag van je facturen draaien
• Openprovider (Hosting Concepts B.V., Rotterdam), voor de mailserver waarmee we inloglinks, uitnodigingen en de mail over je facturen versturen, als je geen eigen mailserver instelt
• Supabase, tot 21 november 2026 alleen nog voor een bevroren reservekopie van onze database van vóór 22 oktober 2026; daar komt niets meer bij
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin), voor het afhandelen van betalingen en abonnementen. Stripe krijgt daarvoor je naam, e-mailadres, factuuradres en btw-nummer; je betaalgegevens zelf (kaart, iDEAL, incasso) verwerkt Stripe rechtstreeks, die komen nooit bij ons binnen.
• Cloudflare Turnstile, als bescherming tegen misbruik van het inlog- en het wachtlijstformulier. Daarvoor worden technische browsergegevens verwerkt, geen inhoud van je facturen.

Vraag je bij een klant of bij je eigen bedrijf gegevens op bij de Kamer van Koophandel, of controleer je een btw-nummer, dan gaat alleen dat nummer naar de Kamer van Koophandel of naar VIES van de Europese Commissie. Bij een btw-controle sturen we ook je eigen btw-nummer mee, voor het consultatienummer. Dat gebeurt alleen als je op de knop klikt. De uitkomst van een btw-controle bewaren we bij je administratie, als bewijs bij een levering binnen de EU. Van elke geslaagde opvraging bij de Kamer van Koophandel bewaren we het KvK-nummer, je administratie en het tijdstip 13 maanden, voor de daglimiet en om de kosten bij te houden.

E-mail versturen we via onze eigen mailbox bij Openprovider, niet via een verzenddienst van een derde. Stel je in je instellingen een eigen mailserver in, dan gaat de mail over je facturen via die server.

Zodra we e-facturen over het netwerk gaan versturen, komt daar een toegangspunt bij. We passen deze lijst aan voordat dat gebeurt, niet erna.

efaktuur plaatst alleen functionele cookies:

• efaktuur_sessie, een sessiecookie die je ingelogd houdt nadat je via de inloglink bent binnengekomen.
• thema, die onthoudt of je de app in dag- of nachtmodus bekijkt.
• Een cookie van Cloudflare Turnstile, alleen op de inlogpagina en bij het wachtlijstformulier, tegen misbruik van die formulieren.

Al deze cookies zijn functioneel: nodig om de site te laten werken. Daar is geen toestemming voor vereist. Geen analytics, geen advertentienetwerken, geen trackingpixels.

Je hebt recht op inzage in je gegevens, op correctie ervan, op beperking van de verwerking, op bezwaar, en op overdracht naar een andere partij.

Dat laatste hoef je ons niet te vragen: je kunt op elk moment zelf alles downloaden. Je facturen, de onderliggende bestanden en een overzicht in CSV. Je data is van jou en je moet zonder ons verder kunnen.

Vind je dat we niet zorgvuldig met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Elke administratie is in de database van de andere afgeschermd, en die afscherming zit in de database zelf en niet alleen in de applicatie. Eén vergeten controle in de code kan daardoor geen gegevens van een andere ondernemer prijsgeven.

Persoonsgegevens komen niet in onze logbestanden. Verkeer gaat versleuteld over de lijn.

Verandert er iets wezenlijks aan wat we met je gegevens doen, dan passen we deze verklaring aan en laten we het je weten voordat de wijziging ingaat.