Wat is een e-factuur? Het verschil met een PDF

Een PDF ziet er voor een mens uit als een factuur, maar voor een computer is het een opmaak van letters en lijnen. Wie hem ontvangt, moet het factuurnummer, de bedragen en de btw overtypen, of software laten raden wat waar staat. Daar sluipen fouten in.

Een e-factuur bevat dezelfde gegevens, maar als data: het factuurnummer staat in het veld voor het factuurnummer, het btw-bedrag in het veld voor het btw-bedrag. De boekhouding van je klant leest hem in zonder dat iemand iets overtypt.

Dat is ook hoe de Europese regels een e-factuur omschrijven: een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatisch verwerkt kan worden. Een PDF valt daar niet onder, ook niet als je hem per mail stuurt.

Zodat elk systeem een e-factuur op dezelfde manier begrijpt, heeft Europa er een norm voor: EN 16931. Die legt vast welke gegevens een e-factuur bevat (wie levert aan wie, wat, wanneer, welke bedragen en welke btw) en wat elk gegeven betekent. Overheden in de EU moeten e-facturen volgens deze norm kunnen ontvangen; in Nederland is dat sinds 2019 zo.

De norm zegt wat erin staat, niet hoe het bestand eruitziet. Dat doet een syntaxis. EN 16931 kent er twee: UBL (Universal Business Language) en UN/CEFACT CII. In Nederland is UBL het gangbare formaat. Het is een XML-bestand; een stukje ervan ziet er zo uit:

<cbc:ID>2026-0042</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-14</cbc:IssueDate>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cac:TaxTotal>
  <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">210.00</cbc:TaxAmount>
</cac:TaxTotal>
<cac:LegalMonetaryTotal>
  <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1210.00</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>

Je hoeft dit nooit zelf te lezen of te schrijven: je factuursoftware maakt het bestand, de software van je klant leest het.

Een norm laat ruimte voor keuzes. Daarom bestaan er afspraken die die ruimte invullen:

• NLCIUS is de Nederlandse invulling van de norm, bijvoorbeeld hoe je een KvK-nummer of een btw-nummer opneemt.
• Peppol BIS Billing 3.0 zijn de afspraken voor e-facturen die over het Peppol-netwerk gaan.

Bij elke set afspraken horen controleregels. Een goede e-factuur komt door die controle; een e-factuur die erop zakt, kan door de ontvanger worden geweigerd.

Een e-factuur kan als bijlage bij een mail, net als een PDF. Veel boekhoudprogramma's lezen zo'n bijlage in. Hij kan ook over een netwerk dat speciaal voor e-facturen is gemaakt, zoals Peppol. Welk netwerk vanaf 2030 wordt voorgeschreven, heeft het kabinet nog niet beslist; zie E-facturatie verplicht vanaf 1 juli 2030: de plannen en wat er verandert.

efaktuur maakt bij elke factuur een e-factuur (UBL) volgens EN 16931 en controleert hem met de officiële controleregels. Je klant krijgt hem per mail, als bijlage bij de PDF.